外国人採用の流れ【最短6ステップ】特定技能のCOE申請・期間・不許可回避策とは？

人手不足解消の切り札として注目される外国人採用。しかし、**「外国人 採用 流れ」**は複雑で、どこで手続きが滞るのか、法的リスクがないか、と不安を感じる企業担当者も少なくありません。特に外食、介護、食品製造業の企業ではその傾向が顕著です。

外国人採用の成功は、複雑なフローの中で在留資格認定証明書（COE）の申請をいかにスムーズに進められるかにかかっています。ここでの遅延や不備は、数ヶ月にわたる採用計画の遅れにつながる可能性があります。

本記事では、特定技能人材の採用実績10,000名以上を持つ株式会社ICO Japanが、採用決定から現場投入までの最短6ステップを分かりやすく解説します。COE申請時のリスク回避策や、採用後の定着支援までを含めたフローで、企業様の不安を軽減し、安心して採用活動を進められる方法をお伝えします。

企業が失敗しないための外国人採用「5つのステップ」

特定技能人材を海外から招聘する場合、日本人採用とは異なり、入国管理局（入管）手続きが加わるため以下の6ステップを踏む必要があります。

1. 採用計画と募集
   必要な特定技能の特定、人材紹介会社への依頼。
2. 選考と内定
   候補者の面接、雇用契約の仮締結。
3. 在留資格認定証明書（COE）申請
   入管への申請。全フローで最も期間がかかる重要ステップ。
4. ビザ発給と入国
   COE交付後、現地大使館でビザを取得し入国。
5. 生活オリエンテーションと支援開始
   登録支援機関による義務的支援の開始。
   就労開始と法的届出
   現場での就労開始、ハローワーク等への法的届出。
   

採用決定から就労までの期間目

特定技能人材の海外招聘の場合、採用決定から現場投入までの期間はCOE申請の審査状況に大きく左右されます。

ステップ	期間（目安）	企業が負う主な実務
募集・選考	1〜2ヶ月	募集要件の明確化、面接、内定通知
雇用契約・支援計画策定	1週間〜1ヶ月	日本人と同等以上の待遇を保証した契約締結、支援計画策定
COE申請・審査	3〜6ヶ月	申請書類の準備と提出（不許可リスク回避が重要）
ビザ発給・入国	1週間〜1ヶ月	渡航費用準備、空港送迎手配（支援機関がサポート）
就労開始	即日	ハローワーク等への届出と定着支援の実施

COE申請と不許可リスクの回避

COE申請は専門知識が必要で、不許可リスクが最も高いステップです。企業は以下の3点を証明する必要があります。

1. 企業の安定性・継続性
   
2. 雇用契約の適切性
   
3. 支援体制の確実性
   

特に特定技能では、**「特定技能外国人支援計画書」**の添付が必須で、この計画の内容が不十分だと不許可になる可能性があります。

不許可の主な原因と回避策

• 雇用条件の不適合
  
  • 原因: 賃金や待遇が日本人従業員と同等以上でない場合。
    
  • 回避策: 契約締結前に賃金台帳と比較し、契約内容が法的に問題ないことを証明する書類を添付。
    
• 企業の適正性不足
  
  • 原因: 過去5年以内に労働基準法違反などの行政処分を受けている場合、または財務状況が悪く長期雇用が難しいと判断される場合。
    
  • 回避策: 健全な財務状況や法令遵守体制を明確に証明。
    
• 支援体制の不備（特定技能固有）
  
  • 原因: 「特定技能外国人支援計画」が未策定、または実効性が不十分な場合。
    
  • 回避策: ICO Japanのような登録支援機関に委託し、専門家のノウハウに基づいた支援計画を作成。
    

ポイント: 申請書類作成の段階から専門家に相談することで、リスクを最小化できます。

雇用契約・支援計画の法的義務

ステップ2・3は、COE申請だけでなく、企業が負う法的義務を確定する重要な段階です。

• 特定技能では、日本人雇用にはない**「支援計画の策定と実施」**が義務として発生します。
• 支援計画は、COE申請前に策定し、申請書類の一部として提出します。
• 内容には、入国前ガイダンス、空港送迎、住居確保、日本語学習機会、定期面談など10項目の支援が含まれます。
• 多くの企業はリソース不足のため、登録支援機関に支援業務を委託しています。ICO Japanは策定から実行、入管への報告までをサポートし、企業の負担を大幅に軽減します。
  

定着支援（End-to-End）の重要性

外国人採用のゴールは「入社」ではなく**「定着」**です。特定技能では、採用フロー完了直後から定着支援が必要です。

ICO Japanのエンドツーエンド支援は、募集から定着まで全てのステップをカバーします。

VAMAS五つ星のメリット

• COE審査の円滑化: 信頼性が高い送り出し機関の人材は、審査がスムーズで期間短縮に貢献。
• 人材の品質保証: 現地で日本語・技能教育が整っており、即戦力となる人材を採用可能。
  

定着支援の3段階サポート

1. 入国直後: 空港送迎、住居・銀行口座開設サポート。
   
2. 就労開始後: 3か月ごとの定期面談で職場・生活面をフォロー。
   
3. 文化的孤立の防止: 同郷スタッフによる相談体制を提供。
   

このサポート体制により、特定技能人材の定着率は90％以上を維持しています。

外国人採用の核心は、COE申請のスムーズな実施と採用後の定着支援です。

株式会社ICO Japanは、VAMAS五つ星の信頼性とエンドツーエンド支援により、複雑な採用フローを安全・安心に進めることが可能です。採用期間の不確実性を減らし、安定した人材確保を希望する企業様は、実績豊富なICO Japanにご相談ください。

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よくある質問（FAQ）

Q. COE申請が3ヶ月以上かかることはありますか？

• はい。入管混雑や書類不備、企業の過去行政処分によっては4〜6ヶ月かかる場合があります。

Q. 採用費用はいつ発生しますか？

• 成功報酬型人材紹介では、**就労開始後（ステップ6）**に発生するケースが多いです。

Q. ハローワークへの届出は必要ですか？

• はい。外国人雇用（または離職）の翌月10日までに届出が必要です。怠ると罰則対象となります。
  

Q. 技能実習と特定技能の違いは？

• 技能実習は監理団体の監理が必須。特定技能は企業の責任で、登録支援機関に委託可能です。

Q. 国内在住外国人を採用する場合、COEは必要ですか？

• 不要です。代わりに在留資格を**「留学」から「特定技能」へ変更**する許可申請を行います。